Public Relation untuk Lembaga Dakwah Kampus

Tulisan ini adalah kajian singkat seputar Public Relation. Tulisan ini hendak menfokuskan diri kepada public relation bagi sebuah Lembaga Dakwah Kampus (LDK). Tapi tidak tertutup kemungkinan untuk bisa diterapkan di bentuk lembaga lainnya. Karena pada dasarnya public relation adalah kebutuhan umum bagi sebuah organisasi. Bahkan sebuah negara pun membutuhkan fungsi Public Relation ini di dalam struktur kenegaraannya, untuk berkomunikasi dengan warganya sendiri dan entitas lain di luar negeri.

Public Relation (PR) atau kadang disebut dengan istilah Hubungan Masyarakat (humas) memiliki posisi yang sangat penting dalam sebuah organisasi, terutama bila organisasi tersebut sering berinteraksi dengan masyarakat luas. PR sangat menentukan perwajahan organisasi tersebut di mata masyarakat luas. Hal tersebut disebabkan karena PR-lah yang merupakan salah satu front liner penting dalam berkomunikasi dengan masyarakat. PR menentukan kesan positif sebuah organisasi di mata masyarakat. Dan hubungan dengan masyarakat akan menentukan bagaimana organisasi tersebut bersosialisasi di tengah-tengah masyarakat. Dengan kata lain, PR juga berperan dalam membangun hubungan, khususnya hubungan komunikasi, antara organisasi dengan masyarakat luas. Untuk itu, di dalam sebuah PR sangat penting untuk bisa mengelola manajemen komunikasi.

Bila sebuah organisasi tidak memiliki PR, sebenarnya bukan tidak mungkin organisasi tersebut bisa menjalin hubungan komunikasi dengan masyarakat. Namun tanpa keberadaan PR, biasanya fungsi-fungsi hubungan masyarakat akan tidak terurus dengan baik, karena agenda-agenda organisasi begitu banyak. Akhirnya hal tersebut kadang kala menyebabkan terjadinya hubungan komunikasi yang kurang baik, bahkan bisa menyebabkan miscommunication dengan masyarakat. Oleh karena itulah keberadaan PR sangat dibutuhkan dalam hal spesialisasi mengurus hubungan dengan masyarakat luas.

Selain itu, kebutuhan akan keberadaan PR menjadi sangat penting di era informasi ini. Di zaman sekarang, masyarakat luas sudah sangat mudah dalam mengakses informasi, baik itu dari televisi, koran, majalah, internet, radio, dan sebagainya. Namun informasi-informasi yang mereka dapatkan, tidak selalu merupakan informasi yang benar. Adakalanya masyarakat akan mendapatkan informasi yang keliru. Kalau dikaitkan dengan sebuah organisasi, maka informasi yang keliru itu bisa ditimbulkan karena organisasi tersebut tidak memiliki fungsi PR di dalamnya. Informasi yang keliru tersebut bisa timbul dari opini masyarakat ataupun dari pemberitaan media massa. Di sinilah sebuah organisasi sangat membutuhkan PR untuk mengcounter informasi-informasi keliru yang barangkali perlu diluruskan. Yang perlu digarisbawahi di sini adalah, bahwa bentuk informasi yang diterima masyarakat itu akan membentuk penyikapan masyarakat kepada organisasi kita. Bila informasi yang mereka terima adalah informasi yang keliru, maka mereka akan menyikapi organisasi kita dengan sikap yang tidak kita inginkan.

Bagi sebuah Lembaga Dakwah Kampus (LDK), niscaya akan sangat membutuhkan fungsi PR ini di dalam tubuh organisasinya. Terutama bila sebuah LDK sudah memasuki fase/tahapan dimana LDK tersebut sudah mulai merambah untuk lebih intens berkomunikasi dengan masyarakat, khususnya masyarakat kampus. Ruang lingkup aktivitas LDK juga menuntut keberadaan PR, misalnya pada ruang lingkup amal da'awi (pembinaan dan syi'ar), amal khidami (pelayanan), amal ilamy (penerbitan), amal siyasi (perpolitikan), dan seterusnya. Tanpa keberadaan LDK, aktivitas LDK bisa jadi tidak banyak yang mengetahuinya. Jika demikian, maka tidak heran ada beberapa LDK yang dicap sebagai organisasi eksklusif.

Apalagi, sebuah LDK itu mengusung kata-kata "dakwah" di dalamnya. Dakwah itu pada dasarnya menyeru, menyampaikan. Maka komunikasi merupakan kebutuhan yang sangat urgen. Di dalam Al Qur'an sendiri banyak sekali ayat-ayat yang diawali dengan kata-kata: "Sampaikanlah...", atau dengan "Katakanlah...". Dengan demikian, tidak bisa dipungkiri bahwa LDK membutuhkan PR yang professional dalam berkomunikasi.

Dan masih banyak lagi manfaat yang bisa didapatkan dari fungsi PR ini. Saking pentingnya PR, sudah banyak perusahaan bisnis yang membuat sistem informasi untuk mengelola kehumasan dengan para customernya. Sistem informasi yang berkaitan dengan ini biasanya disebut dengan CRM (Customer Relationship Management). Dan Untuk sebuah organisasi non-profit, kehumasan bisa juga dimanfaatkan untuk fund-raising, menjalin kerjasama, rekrutmen, dan sebagainya.

Lalu seperti apakah bentuk PR bagi sebuah LDK? Tulisan ini hendak memberikan gambaran sederhana tentang apa dan bagaimana PR untuk sebuah LDK. Untuk itu, mari kita telaah dahulu apa saja yang sebenarnya perlu disampaikan dari LDK kita kepada masyarakat luas, khususnya masyarakat kampus kita sendiri.


ENTITAS YANG PERLU DISAMPAIKAN

Beberapa entitas yang perlu disampaikan kepada masyarakat luas itu antara lain adalah:

1. Sikap resmi

Dalam menyikapi beberapa peristiwa, baik itu di dalam kampus maupun di luar kampus, LDK pasti punya sikap resmi. Agar sikap tersebut diketahui secara luas, maka perlu disampaikan kepada masyarakat. Misalnya, bagaimana sikap LDK terhadap kenaikan biaya SPP, terhadap penjajah sebuah negara terhadap negara lainnya, terhadap korupsi, dan sebagainya.

2. Informasi/undangan agenda kegiatan

Pada umumnya, LDK mempunyai kegiatan yang ditujukan untuk umum, misalnya tabligh akbar, pesantren kilat, seminar, training, dan sebagainya. Kegiatan-kegiatan seperti itu perlu disampaikan kepada masyarakat, terutama kepada mereka yang menjadi sasaran peserta. Juga untuk menunjukkan eksistensi LDK, bahwa LDK sangat aktif berperan di masyarakat.

3. Wacana pemikiran

Ini adalah salah satu pekerjaan inti dari sebuah LDK, yaitu menyebarkan wacana pemikiran, tentunya pemikiran fikrah Islamiyah. Dan ini sangat perlu untuk disampaikan kepada masyarakat.

4. Berita

Berita-berita dari internal LDK juga perlu disampaikan kepada masyarakat. Misalnya, LDK baru saja mengadakan bakti sosial di daerah tertentu, atau LDK baru saja mengadakan training dengan harapan tertentu, ucapan terima kasih, dan sebagainya.

5. Dan lain-lain

Masih banyak lagi entitas dari sebuah LDK yang bisa disampaikan kepada masyarakat. Misalnya himbauan untuk menghormati yang puasa ketika bulan Ramadhan, seruan membantu korban bencana, ajakan kepada UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) lainnya untuk turut mengikuti kegiatan LDK, dan sebagainya.

Entitas yang disampaikan dari LDK, bisa berupa:
- Teks/naskah
- Foto/Grafik/dll
- Audio/visual
- Media online (situs web)
- Dll


SARANA DAN CARA PENYAMPAIAN

Lalu dalam menjalin komunikasi dengan masyarakat luas, tentu membutuhkan sarana dan cara penyampaian. Setiap sarana dan cara penyampaian, harus disesuaikan dengan siapa yang dituju, dan apa isi yang akan disampaikan. Berikut ini adalah beberapa sarana dan cara penyampaian dalam hal kehumasan:

1. Konferensi Pers

Konferensi pers adalah suatu bentuk acara formal yang mengundang wartawan maupun pihak-pihak lain. Biasanya untuk menyampaikan sikap atau pernyataan resmi yang sangat penting untuk diketahui oleh umum. Untuk mengadakan Konferensi pers, LDK harus mengundang wartawan atau media secara resmi, bisa melalui surat, email, telp, maupun fax. Setelah penyampaian sikap, biasanya ada sesi tanya jawab atau wawancara.

2. Press Release

Press Release merupakan sebuah pernyataan resmi, umumnya dalam bentuk surat pernyataan. Press release ini dikirim kepada redaksi-redaksi media, bisa melalui fax, email, surat, dan sebagainya. Press release juga bisa sebagai alternatif bisa sulit mengadakan konferensi pers. Press release juga bisa disampaikan misalnya ketika LDK mengadakan aksi demonstrasi, aksi sosial, dan sebagainya, langsung dibagikan kepada masyarakat melalui lembaran-lembaran, dan sebagainya.

3. Siaran TV/Radio

Bila LDK mempunyai hubungan yang baik dengan stasiun TV atau radio, LDK bisa saja memanfaatkannya untuk menyampaikan segala sikapnya. LDK juga bisa memanfaatkan acara-acara di TV/Radio yang dikhususkan untuk kekampusan, misalnya acara Metro Kampus di MetroTV, dan sebagainya.

4. Surat Undangan

Misalnya untuk mengundang UKM-UKM lain untuk turut serta dalam kegiatan LDK yang terbuka. Atau mengundang buka puasa bersama, undangan seminar, mengundang mengirimkan perwakilan dalam pesantren kilat, dan sebagainya. Surat undangan ini kadangkala sering dilupakan oleh LDK. Padahal dengan sebuah surat undangan yang rapi dan formal, yang diundang akan merasa dihormati. Bentuk undangan juga menentukan penampilan LDK di mata lembaga lainnya.

5. Advertising

Misalnya bila di kampus ada media penerbitan/jurnalistik, bisa saja LDK memasang iklan di media tersebut, dengan catatan biayanya terjangkau oleh LDK. Iklan bisa berupa iklan layanan masyarakat, iklan kegiatan, iklan tentang media yang dimiliki LDK, iklan tentang bisnis yang dimiliki oleh LDK, dan sebagainya.

6. Kolom Surat Pembaca di Koran/Majalah

7. Selebaran/Brosur/Pamflet/Spanduk/Stiker/Baliho/dll

8. Buletin/Majalah/Koran

9. Situs web

10. Wawancara

11. Proposal Kerjasama.

12. Lobby-lobby

12. Dan lain-lain


SASARAN

Pihak-pihak yang menjadi sasaran untuk dijalin hubungan dengan (kehumasan) LDK, tentu sangat banyak sekali. PR harus bisa mendata mereka (entitas luar), terutama mereka yang sangat berkepentingan dengan LDK. Entitas luar bisa berupa personal (individu), organisasi (kelembagaan), ataupun masyarakat secara umum. Berikut ini beberapa klasifikasi entitias luar yang harus menjadi perhatian bagi PR LDK, yaitu:

1. Masyarakat secara luas (baik masyarakat kampus maupun luar kampus).

2. Tokoh-tokoh masyarakat (baik yang di kampus maupun di luar kampus).

3. UKM-UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) lainnya.

4. Ormawa (BEM, Kepresidenan Mahasiswa, Himpunan Mahasiswa, dan yang sejenisnya).

5. Lembaga penyelenggara pendidikan (Yayasan, Rektorat, Fakultas, Jurusan, dan sebagainya).

6. Lembaga-lembaga mahasiswa ekstra/antar kampus.

7. Media pers (baik yang internal kampus maupun pers lokal/nasional/internasional), yang cetak, radio, televisi, internet.

8. Lembaga pemerintahan (Kepresidenan, MPR, DPR, dan sebagainya).

9. LDK-LDK lainnya yang ada di universitas lain.

9. LSM-LSM / NGO, Partai Politik, atapun ormas-ormas.

10. Lembaga professi.

11. Lembaga penelitian.

12. Dan sebagainya (masih banyak sekali).

Kita sudah melihat bahwa entitas luar itu sangat banyak. Maka, sebuah PR harus bisa membuat databasenya, skala prioritas sesuai dengan momen/kejadian, database kontak person, pengetahuan terhadap karakteristik setiap entitas, dan sebagainya. PR juga harus mengetahui protokoler resmi, terutama bila berhadapan dengan lembaga resmi seperti lembaga pemerintahan. Isu-isu sosial serta etika umum di masyarakat juga harus menjadi perhatian bagi PR.

Dan ada satu hal lagi yang harus menjadi perhatian. PR juga harus menyediakan 'channel' untuk menerima feedback dari dunia luar. Hal ini untuk membentuk komunikasi dua arah antara organisasi dengan dunia luar. Channel yang dimaksud bisa berupa alamat sekretariat (alamat surat), nomor telepon, HP, fax, email, situs web yang interaktif, dan sebagainya. Mengenai channel mana yang dipilih untuk digunakan oleh LDK, itu tergantung kebutuhan dan kemampuan LDK. Pada umumnya, alamat surat dan telepon merupakan standar yang harus sudah ada. Dan jangan lupa, 'channel' tersebut harus dicantumkan di setiap sarana-sarana kehumasan. Misalnya, ketika membuat press release, jangan lupa cantumkan nomor telepon yang bisa dihubungi. Dan seterusnya.

Demikianlah uraian singkat mengenai PR bagi sebuah LDK. Sebenarnya, tentang kehumasan ini ada ilmunya tersendiri. Untuk itu, tidak ada salahnya jika LDK mengadakan pelatihan khusus tentang kehumasan/PR bagi anggota-anggotanya. Tapi mudah-mudahan, artikel singkat ini bisa memberikan inspirasi kepada LDK agar bisa mengatur (manajemen) dan intens dalam menjalin hubungan komunikasi dengan berbagai pihak di luar sana